Статья · документы
Памятка по заезду группы: образец и что в ней должно быть
Группа на 40 номеров, автобус в 14:00, ранний заезд для организатора, паспорта отдаёт руководитель, завтрак с 7:00 по ваучерам — всё это должны знать шесть служб отеля одновременно. Памятка по заезду и есть тот документ, который это обеспечивает.
Структура памятки
| Блок | Поля | Кому нужно |
|---|---|---|
| Основное | Название группы, плательщик, организатор и его телефон, менеджер отеля | Всем |
| Заезд | Дата и время, ранний заезд, экспресс-регистрация, кто отдаёт паспорта, транспорт, вход в отель, парковка | Приём, транспорт, охрана |
| Размещение | Категории номеров, корпуса, рассадка по номерам, VIP-гости | Приём, хозяйственная служба |
| Питание | Завтраки (время, формат, ваучеры), обеды и ужины по программе, аллергии | Ресторан, банкетная служба |
| Выезд | Дата и время, поздний выезд, багаж, транспорт | Приём, багаж, транспорт |
| Оплата | Форма оплаты проживания и мероприятия, депозиты гостей, кто платит за допуслуги | Приём, бухгалтерия |
| Дополнительно | Особенности группы, рум-сервис, ресторан и бар, прачечная, мини-бар — за чей счёт | Все службы |
Что ломается в день заезда
- Завтрак не готов к 6:30. В памятке было «стандартное время», а группа уезжает на экскурсию в 7:00. Ресторан узнал об этом от первых гостей.
- Паспорта. Руководитель группы отдал паспорта на стойку «как обычно», а в памятке стоит «гости регистрируются сами» — очередь на 40 человек.
- Автобус у не того входа. В памятке указан центральный вход, водителю передали «как в прошлый раз».
- Мини-бар и прачечная. Кто платит — организатор или гость — решается на выезде, со скандалом.
Общая причина одна: памятка жила в письме, которое переслали не всем, или в версии, которая устарела.
Как выглядит памятка
Как это делается в VentaFlow
Менеджер заполняет одну форму — те же блоки, что в таблице выше, — и нажимает «Отправить на почту». Каждая служба получает PDF с актуальной редакцией; изменение формы — новая рассылка, старая версия нигде не остаётся. Названия полей настраиваются под отель: если у вас свои службы или свои правила по паспортам, памятка будет говорить вашими словами. Подробнее — в описании модуля «Заезд группы», посмотреть форму можно в демо.
Вопросы
Чем памятка по заезду отличается от брони в PMS?
Бронь в системе управления отелем — это номера, даты и тариф. Памятка — сценарий заезда: кто, когда, как встречаем, что с багажом, паспортами, питанием и транспортом. PMS этого не описывает.
Кому рассылается памятка?
Службе приёма, ресторану (завтраки), хозяйственной службе, подносчикам багажа, транспорту и бухгалтерии. В VentaFlow одна форма превращается в PDF для всех сразу.
За сколько дней до заезда её делают?
Первую версию — при подтверждении группы, финальную — за 1–2 дня до заезда, когда известны точное число гостей, время прибытия и список. Важно, чтобы все службы получили именно финальную редакцию.