Модуль · Шахматка залов
Шахматка бронирования залов: один календарь на все площадки отеля
Если бронь зала живёт в Excel, в блокноте или в голове у менеджера, рано или поздно два мероприятия встречаются в одном зале. Шахматка залов решает ровно эту задачу — и связывает бронь с банкет-планом.
Почему залы теряются чаще, чем номера
Номерной фонд отеля защищён системой управления: двойное заселение почти невозможно. Залы живут иначе. Запрос приходит в почту или мессенджер, менеджер «держит» дату устно, коллега в это же время обещает зал другому заказчику. Пока оба не дошли до договора, конфликт никто не видит.
Добавьте к этому монтаж: сцену ставят с вечера, свет настраивают утром, а в календаре у зала по-прежнему «свободно до 12:00». Так появляются двойные брони, о которых узнают за сутки до мероприятия.
Что делает модуль
- Один календарь на все площадки. Залы, переговорные, террасы и ресторан под закрытие — в одной сетке по дням и часам.
- Слоты, а не сутки. Утренняя конференция и вечерний банкет в одном зале — два события, между ними время на перестановку.
- Монтаж и демонтаж. Техническое время занимает зал в календаре, но не попадает в смету как оплачиваемые часы.
- Защита от двойной брони. Пересечение по времени в одном зале система не даёт сохранить — ни менеджеру, ни руководителю.
- Статусы. Запрос, предварительная бронь, подтверждено, отменено — видно, что реально занято, а что «держим на словах».
- Связь с банкет-планом. Из брони в один клик создаётся банкет-план с уже заполненными датой, залом и заказчиком.
Кому это нужно
Отелям с двумя и более площадками, где мероприятия ведут несколько человек: отдел продаж, банкетная служба, иногда ресторан. Если зал один и менеджер один, шахматка тоже работает, но основную пользу даст банкет-план.
Загрузка залов из шахматки попадает в сводную аналитику: коммерческий директор видит провалы по неделям раньше, чем менеджер пообещает дату.
Цена
Модуль «Шахматка залов» — 5 000 ₽ в месяц за отель. Все семь модулей — 18 000 ₽. См. цены.
Частые вопросы
Чем шахматка залов отличается от шахматки номерного фонда в PMS?
Система управления отелем ведёт номера: заезд, выезд, тариф. Залы, монтаж сцены и кофе-брейки в ней либо нет, либо они заведены как «виртуальные номера». Шахматка залов VentaFlow — про мероприятия: площадки, временные слоты внутри дня, подготовка и уборка, связь с банкет-планом.
Можно ли бронировать зал на часть дня?
Да, бронь — это временной слот, а не сутки. Утром конференция, вечером банкет в том же зале — два события в календаре, между ними время на перестановку.
Как учитывается время на монтаж и демонтаж?
У брони есть «техническое» время до и после: оно занимает зал, но не попадает в банкет-план как оплачиваемое. Именно из-за него обычно и случаются накладки.
Сколько стоит модуль?
5 000 ₽ в месяц за отель, пользователи не ограничены. В составе всей системы — 18 000 ₽ за все семь модулей.